年会策划中,都包含那些执行细节,点击查看!
来源:作者:admin    发布时间: 2019-10-22    751 次浏览
 眼看2020年近在眼前了,行政和市场的小伙伴们已经开始准备企业公司年会了吧?

 

年会执行起来一点都不轻松,事多还杂乱,是整个年会过程中最劳神伤脑的一个过程了,需要团队紧密合作及后勤同事们细心付出,这还不够。

 

今天,小意就给大家梳理一下年会执行过程中的一些细节,同时执行时间顺序也是很重要的哦。

 

如果第一步做不好,接下来有很多无用功等着你做呢。

 

年会执行第一步——预定年会场地


例如预定酒店、聚餐地点、团建地点和年会内容等。

 

年会执行第二步——将确定好的年会时间地点通知公司全体人员

 

预定好年会场地之后,接下来就是把地点时间公布给公司全体人员,确定员工出行名单,尽早完成来回车程的订票,或者找好一些服务商包车也是可以的。

年会执行第三步——员工的出行名单,确定酒店入住名单

 

如果在入住时间内,部门小组有会议的,要提前上报安排会议地点;

 

在员工签到之前,房卡要提前分好,主要为了避免因为签到人数多,导致房卡及签到台会搞得很乱;

 

如果签到台有礼物发发放,可以在签到表中标注好,这样可以避免误领、少领、多领的情况发生。

 

年会的物料要集中放在一起,避免年会工作人员到处找东西找不到。

 

年会执行第四步——年会负责人员要进行礼品采购

 

采购也是一件繁琐的事情,既然是年会就少不了奖励,在礼品上的选择可以考虑参考下专业的年会顾问组的意见,找一些实用并且有纪念价值意义的礼品。

 

年会执行第五步——找好与年会相关主题的素材

 

先把年会的主题确定好,设计的风格要统一,确定要好年会主题需要的相关素材及物料,尺寸和摆放位置也要提前也要确定好。既然是年会,LED屏幕是少不了的,需要提前测试一下LED屏效果,LED屏幕的质量不一样,效果不一样哦!



 

年会执行第六步——做好线上预热工作

 

这也是在年度会议上检测团队创造力的一部分。

 

年会通过新媒体渠道通过剧透的形式来缓慢引出年会,以提高员工对年会的期望。

 

这也是展示公司良好形象的一种方式。

 

年会执行第七步——白天的会议要组织好

 

例如分享人员,分享主题,分享每个部门的秩序。这个环节包括邀请外宾,确认出席名单,安排卡片订购和制作卡,在午餐时间拍一张集体照片。

 

年会执行第八步——白天会议时间安排要适当


白天的会议是在上午和下午举行,因为会持续很长时间,除了午餐和休息时间,圆桌BBS可以穿插一些大家感兴趣的话题,会议的节奏可根据情况调整。

 

此外,在当天的会议中,上午和下午将有10-20分钟的休息时间。

 

休息期间,你可以准备一些点心,准备一个钟。

 

休息之后,你可以通过铃声告诉大家继续进入会议。

 

年会执行第九步——组织好晚宴的节目

 

包括各部门的背景音乐、节目和主持人的选择,晚宴的LED屏幕应与白天的会议不同;在正式会议结束和晚宴前休息一小时左右,以便参加表演的同事休息。

 

参加表演的员工可以利用这休息的间隙来几次简单的排练。

 

此时,其他同事也可以在合影墙前拍照。

 

为了增加晚宴的乐趣,我们可以采取更多的晚宴创新案例。

 

年会执行第十步——优秀员工颁奖环节


如果奖励对象是优秀员工,则需要尽快确定相应的名单,包括定制的奖品,如证书、奖杯等。

 

为每一位优秀员工准备一份介绍,另一个是让每个人知道为什么同事会得到奖励。

 

此外,其他部门的领导将颁发奖品,尤其是那些合作较多的部门,如销售主管给技术同事,技术主管给销售同事,这反映了部门之间的相互认可。

 

年会执行第十一步——抽奖环节是热情最高的环节,一定要策划好

 

晚宴的另一个重要部分就是抽奖了。

 

如何让抽奖环节更精彩?

 

除了增加礼品的购买量,还可以使用最传统的纸质抽奖。

 

例如,员工号码,在抽奖前摇动抽奖盒。

 

之后,抽奖中奖者宣布员工号。整个过程比电子抽奖更有趣。

 

晚宴比白天的会议更有趣。

 

年会执行第十二步——涉及客户、及合作伙伴的年会

 

如果顾客、合作伙伴的晚宴等嘉宾的邀请,准备邀请函、礼物、会议和晚餐的座位,以及代表们的演讲。


年会执行第十三步——晚宴的第二天行程安排要提前通知

 

当天的晚餐通常结束得很晚。

 

毕竟,这是艰难的一年,每个人都有很多话要说,还有很多酒要喝,如果有第二天的日程安排,通知酒店安排早的服务,以免影响整个计划的进行。

 

年会执行第十四步——接送车辆要预约好

 

根据员工的返程安排,预约接送车辆,并分趟分地点发送。


 

年会执行第十五步——要有简单的活动应急预案

 

做一些简单的活动应急预案,至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知识,并能做一些基本的急救措施,酒店附近最近的医院等等。
 

年会执行第十六步——年会其他细节

 

在其他年度会议的实施过程中有很多细节。

 

如果处理得当,它可以给人们留下好印象。

 

例如,除了在会议前以电子邮件、图片和H5的形式将日程表发送给同事之外,它还可以打印一份放在在签到登记处,每天结束时,分别编辑第二天的议程,并通过WeChat群等方式将笔记发送给每个人。

 

如果餐是自助餐,请事先与酒店确认自助餐可以容纳人。

 

在实施过程中,不可避免地会遇到各种临时或特殊的要求,由此引起的变化必须更新为相应的表单形式,并与工作组的每个成员同步。

 

这也是为什么在年度会议策划阶段更详细的项目准备表的原因。

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