01/筹备期与执行期

在活动正式开始之前，我们要对活动有一个对活动策划、构想的阶段，也就是说想做活动，策划案要先行。

包含了这些要素的策划案，才能让人明白你要做一场什么样的活动，设定好活动目的后，要根据活动目标去设定和判断本次活动的预期效果、活动风险。

这有利于你更好地去把控整场活动。

02/时间进度推进

当确定好活动方案后，就要开始推进，把控好每一个时间点，Deadline前必须把东西给到。保证全员配合默契，井井有条

 

03/PPT方案制作

对于线下活动来说，不花钱是不可能的。

 

因此，活动前期需要准备好招商PPT，来以此获得更多的资金支持。

 

简而言之，你要给你的招商对象看到以下内容：这个活动是什么，我能给你什么，你能给我什么，这是商务合作的基础和前提。

 

当然，在做商务合作时，也不一定要给钱才行。

 

如果双方能进行资源置换，也是可以合作的。

 

比如，对方免费给你提供场地，提供礼品等。

 

04/活动场地

对线下活动来说，场地和嘉宾是非常重要的。

 

筹备期内一定要先确定好场地和嘉宾，否则会非常影响活动周期和节奏。

 

对于场地的选择，一般都会有以下几个考虑：

 

价格：场地的价格成本一定要控制，能以资源置换的形式免费获得，那是最好了。如果实在不行，也要以搭载资源置换的形式去获得较低的价格。

 

空间：要根据活动预期人数选择能够足够容纳的场地。

 

交通：交通便利很重要，地铁附近是首选。

 

设备：主要看场地方是否能提供音响、话筒、LED屏幕、桌椅等一些会议必备的设备。

 

而最终确定的场地，应该是以上几点因素综合后的最佳选择。

 

05/活动文案

好的活动文案，可以吸引更多的客户，比较流行的活动文案主要有两种，一种是简单粗暴版，一种是故事引入版。

 

简单粗暴版的文案，这种活动文案，一般阅读量都不太高，但胜在清晰明了，转化率高。

 

还有一种文案，是偏向软文。

 

一般是由励志故事、心灵鸡汤或者是干货引入，结尾再猝不及防给你个活动报名海报。

 

这类文案比较适合在合作推广的平台上发布。

 

06/活动物料

一场活动，怎么少的了物料呢，基本上各个环节，各个时期内都需要做图制作物料。
 

07/用户维护

活动一旦开始，就要做用户维护了，这样做一是你可以对来参加活动的用户做到比较了解，二是可以让到场率变得高一些。

 

现在比较普遍的用户维护方式，是将所有用户拉进微信群里。

 

08/宣传与推广

整个活动，有两大块最重要，一块是现场执行，另一块就是宣传推广。

 

宣传推广有两个大作用：

 

一是吸引更多的人报名参加活动；另一个是让行业内注意到你办了一场不错的活动，提高知名度。
 

09/沟通与对接

其实在整个活动准备期中，一定要保证好和各方做沟通与对接，比如嘉宾、场地、合作方等，这样才能确保活动进度。

 

10/现场执行

活动现场执行包括前期和后期。

现场执行前期：

① 了解现场

 

调试音响等设备、测试PPT、测试话筒、规划一下现场、了解洗手间等位置在哪里，这些细节在踩点时都要把控到，做到心里有数。

 

② 布置现场

 

现场布置，这样可以保证现场的气氛和专业性。

 

③ 活动现场的分工与执行

 

一场200人的活动，需要一位主负责人，一位负责指引，一位负责签到、一位主持人、一位控制气氛、一位拍摄照片、一位速记、还需要一位机动执行人员。

 

这么一看要8个人才可以，但若是人手不够，4个人也可以。

 

因为上面说的事情一些事情可以错开来，一个人可以负责两件以上事情。

 

活动当日：

 

⑴ 维持活动秩序

 

线下容易出现现场嘈杂的情况，这便需要一个把控现场秩序的人去不断维护的。

 

⑵ 现场氛围要活跃

 

做活动很讲究互动，要想产生互动需要有一位能调动气氛的主持人，还需要活动开始前要做指引，方便大家能快速找到场地；上一个嘉宾讲完后，要及时调出下一个嘉宾的PPT；遥控笔要提前教会嘉宾使用等。

 

这些细节，都是需要活动人注意到的。

 

11/活动总结

活动结束了，也要进行适当地总结，这样才能帮助你之后做其它活动更顺利。

 

例如一起开会讨论活动失误和成功的地方，也可以咨询来参加活动的人，听听他们的意见。

 

这样做出来的活动总结，是比较完整和全面的。

 

把握好以上这些方面，相信举办一场成功的活动应该是没什么问题。